Det här är en gästartikel av Amund Haugsand från infocoach.se
Legenden säger, att om du släpper en groda i ett kärl med ett varmt vatten så hoppar den ur direkt. Men lägger du grodan i kallt vatten och värmer det sakta så ligger grodan kvar och dör när vattnet så småningom blir tillräckligt varmt.
Är det inte så även för folk som mer eller mindre medvetet eller
omedvetet sitter fast i mejlgrytan?
Mejltrafiken ökar med 15-20% per år. Visste du det? Denna skrämmande
utveckling kostar företag en massa tid och pengar (det är en myt att mejl inte kostar något). Hur många mejl skickar du och tar emot varje dag? 30? 50? 100? 200? Har du räknat ut hur mycket tid detta tar? Och hur påverkar det ditt liv på jobbet och hemma? Vem är det som blir lidande?
Mejl har svällt till ett tidsintensivt, ineffektivt och rutinmässigt verktyg som vi använder på helt fel sätt. Vad är det som håller på att hända? Vattnet blir varmare och varmare, hur mycket tål vi egentligen? Är det inte dags för oss att hoppa ur mejlgrytan innan det blir för varmt?
Vi tillbringar mer och mer tid vid datorn. Detta medför ekorrhjulseffekter, många jobbar över för att hinna med, många läser och besvarar sina jobbmejl hemifrån medan barnen tittar på Bolibompa.
Är det så vi vill ha det?
Nej, nej, nej! Vi är inga grodor, vi behöver inte vänta tills temperaturen blir livshotande. Vi är intelligenta varelser och vi kan inse, om än motvilligt, att det är vi själva som skapar problemet. Och att det är vi själva som behöver ändra våra attityder och beteenden innan vi blir kokta.
Det finns hopp(!) även för dig som sitter fast i mejlgrytan. På Internet hittar du lätt som en plätt bra tips om hur du kan hantera mejl mer effektivt. Många härstammar från boken ”The Hamster Revolution; How to Manage Your Email Before it Manages You”. Här är fem enkla tips från boken:
- skicka färre mejl, så får du färre tillbaka
- respektera mottagarens tid genom att skriva klara, koncisa och
kompletta mejl
- skicka mejl endast till den/de som verkligen behöver informationen
- reservera tidsblock enbart för mejlhantering under dagen
Det här är mycket viktigt:
- Stäng av allt som poppar upp, sprattlar och plingar i mejlprogrammet.
Varför? En brittisk undersökning visar att det tar i snitt 64 sekunder att återvända till dina tidigare tankebanor efter ett avbrott, till exempel ett pling från mejlprogrammet. En person som kollar mejl varje femte minut (defaultintervall i MS Outlook!) förlorar alltså 8,5 timmar varje vecka bara i ”ställtid”…
Så sluta bete dig som en groda och återupptäck det vassa, smidiga, effektiva och produktiva verktyget mejl, och ta tillbaka kontroll över ditt liv!
Besök infocoach.se för att ta kontroll över din mejl. Läs mer här …